Documentos que debe presentar una Asociación Cooperativa Regularmente ante Sunacoop

Es necesario saber que las Cooperativas están fiscalizadas por SUNACOOP y esta Institución exige una serie de documentos que se deben consignar en determinadas fechas y que son de obligatoria observancia, de lo contrario se exponen las Cooperativas a las sanciones que establece la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas (LEAC).

Lo primero es presentar el Acta Constitutiva dentro de los 15 días siguiente a su registro (Art. 11 LEAC), conjuntamente con todas las Fotocopias de las cédulas de los Asociados, el RIF y la Carta de Reserva de Nombre (debe ser una Fotocopia porque el original se quedó en el Registro), con esto se obtiene el Nº de Expediente de SUNACOOP.

Semestralmente deben consignar un Balance de Comprobación, con la Conciliación Bancaria del último mes y sus soportes Bancarios si han tenido actividad económica, las cuentas del Balance deben estar codificadas de acuerdo al plan único de cuentas de SUNACOOP, si no lo tienen lo pueden consultar en este mismo blog, o solicitarlo a SUNACOOP.

Cada seis (6) meses, deben presentar un listado de los Asociados activos que estén trabajando en la Cooperativa. Los cargos a mencionar no son de directiva, sino los cargos de trabajo, lo que hace en la Cooperativa, es decir: un Asociado pueden ser el Presidente de la Cooperativa, pero ejerce el trabajo de Chofer, pues ese cargo, el de chofer, es el que se debe colocar en la lista y sí la Tesorera, es Costurera o Cocinera, ese es el cargo que debe ser colocado en la lista y así sucesivamente. Ese listado debe llevar también el Nº de Cédula y la fecha de Ingreso a la Cooperativa.

Se debe preparar un Plan de Actividades y su Presupuesto para cada año (Esta presentado en la Sección Certificado de Cumplimiento de este mismo Blog). Es conveniente que esta programación se realice en el último trimestre del año en curso y se deje aprobado El Plan de Actividades y Presupuesto en Asamblea, para ejecutarlos de acuerdo al cronograma de actividades aprobado para el siguiente año.

Al finalizar el ejercicio fiscal ( 1 de Enero al 31 de Diciembre de cada año) se debe realizar en los tres primeros meses posteriores al cierre del ejercicio, una Asamblea Ordinaria, que debe estar contemplada en los Estatutos, para aprobar o no, El Balance y sus Anexos, que además de los mencionados Estados Financieros, se incluya las memorias o reseñas de las Actividades de cada una de las Instancias. Nombrar los sustitutos de aquellos Directivos que hayan culminado su periodo en el ejercicio de sus funciones como tal o en su defecto ratificarlos en su cargos si es el caso, igualmente esta Asamblea puede dar ingreso a nuevos asociados y tratar todos los asuntos que a juicio de los Asociados se deban programar para el año que se inicia.